Lựa chọn đúng nhà cung cấp luôn là điều khó khăn và quan trọng của các doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp nhập khẩu chọn làm việc trực tiếp với nhà máy thay vì tìm dịch vụ trung gian nhằm tiết kiệm chi phí và quản lý sâu sát chuỗi cung ứng. Tuy nhiên điều này không đơn giản.
Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp tìm được nhà cung cấp tốt nhất thông qua hoạt động đánh giá xác minh nhà cung cấp tại Trung Quốc.
Vì sao cần phải tìm nhà cung cấp tốt?
Tìm được nhà cung cấp tốt là phần không thể thiếu trong sự thành công của một sản phẩm. Nhà cung cấp đáng tin cậy là cần thiết bởi các lý do sau:
- Phù hợp với các tiêu chuẩn ban hành mà không phải lo lắng về việc nhà cung cấp làm giả giấy tờ.
- Tránh lãng phí tài nguyên của bộ phận mua hàng khi đang sản xuất giữa chừng mà nhà cung cấp bị phát hiện lừa đảo.
- Tránh được những đánh giá tiêu cực vì đã hợp tác với nhà cung cấp gian dối.
Những lý do trên cho thấy tầm quan trọng của việc cẩn trọng lựa chọn nhà cung cấp vì những rủi ro cho doanh nghiệp không chỉ về mặt tài chính mà còn về danh tiếng và thương hiệu.
Đánh giá xác minh nhà cung cấp là gì?
Việc đánh giá xác minh nhà cung cấp có thể được chia thành nhiều nội dung, mục đích là để xem xét hồ sơ pháp lý và hoạt động kinh doanh nhằm đảm bảo nhà cung cấp không gian dối.
Một bên thứ ba cung cấp dịch vụ đánh giá xác minh này có thể hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc đánh giá này.
Đánh giá xác minh nhà cung cấp từ bên thứ ba
Một cách an toàn để xác minh nhà cung cấp có phù hợp hay không là sử dụng bên thứ ba về kiểm soát chất lượng để thực hiện việc đánh giá tại cơ sở của nhà cung cấp. Điều này đặc biệt đúng với các bên thứ ba đã từng làm việc với các công ty ở các nước khác nhau. Đánh giá các hồ sơ pháp lý được yêu cầu để có thể trở thành nhà cung cấp cho các khách hàng quốc tế, ví dụ như ISO9000.
Đánh giá xác minh nhà cung cấp cụ thể là những hạng mục nào?
Việc đánh giá xác minh dựa trên nhiều nội dung nhằm hiểu rõ tính pháp lý của nhà cung cấp. Bao gồm:
Tình trạng pháp lý
Nhân viên kiểm định sẽ tìm thông tin về doanh nghiệp của nhà cung cấp nhằm đảm bảo họ là doanh nghiệp hợp pháp tại Trung Quốc. Đây gọi là “经营 范围|”, tương tự như giấy phép kinh doanh ở Việt Nam. Nếu nhà cung cấp không có giấy này, đây là dấu hiệu cho thấy sự không minh bạch.
Sở hữu nhà máy
Xác minh chủ sở hữu của nhà máy là một phần của quy trình đánh giá. Bằng cách nhìn vào hồ sơ pháp lý để xác định mối liên quan giữa người liên hệ và nhà máy sản xuất.
Xác minh địa chỉ nhà cung cấp
Tương tự việc xác minh chủ sở hữu nhà máy, xác minh địa chỉ nhà cung cấp để chứng thực đây là địa chỉ thật và chính xác. Hầu hết các ngành công nghiệp tại Trung Quốc có những khu vực tập trung như Thâm Quyến, Thượng Hải, Quảng Châu là nơi doanh nghiệp và nhà cung cấp thực hiện giao dịch. Mặc dù cũng có một số ít trường hợp các nhà máy không nằm trong các khu tập trung, mọi thứ cần phẩi được thể hiện rõ ràng trong hồ sơ của nhà cung cấp.
Quy mô doanh nghiệp và số lượng nhân viên
Hồ sơ chi tiết về quy mô của doanh nghiệp như số điện thoại của nhà máy, số lượng nhà xưởng, số lượng nhân viên… cũng phải được kiểm tra nhằm tránh thông tin sai lệch hoặc số lượng nhân viên bị làm giả mạo. Đây là điều cực kỳ nguy hiểm khi chọn nhầm các nhà cung cấp mà họ cần nhiều nhân công hơn để hoàn thành đơn hàng theo yêu cầu.
Kiểm định đơn hàng tối thiểu MOQ (minimum order quantity)
Bên cạnh kiểm tra các chứng từ pháp lý, giám định viên cũng kiểm tra MOQ của nhà cung cấp. MOQ nghĩa là số lượng tối thiểu của một đơn hàng mà nhà cung cấp sẽ chấp nhận thực hiện, thông thường nhà cung cấp chỉ chấp nhận các đơn hàng lớn để đảm bảo lợi nhuận. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp trung gian (mua từ nhà cung cấp và bán lại cho các công ty khác) có thể chấp nhận các đơn hàng nhỏ hơn. Việc xác định MOQ có thể giúp chứng thực tính pháp lý của nhà cung cấp.
Ví dụ, nếu bạn muốn đặt hàng 10,000 sản phẩm nhưng muốn thử nghiệm 100 sản phẩm để đảm bảo chất lượng. Nếu nhà cung cấp chấp nhận ngay lập tức thì có thể họ chỉ là trung gian chứ không phải nhà sản xuất.
Năng lực sản xuất
Ngoài giấy tờ pháp lý, việc đánh giá cũng sẽ được thực hiện tại nhà máy sản xuất của nhà cung cấp, bao gồm xem xét chất lượng và quy mô tổng thể của nhà máy và trang thiết bị nhằm xác định số lượng hàng hóa có thể sản xuất.
Điều này là cần thiết nếu doanh nghiệp dự kiến tăng trưởng hoặc đang có nhu cầu đặt hàng số lượng lớn. Nếu nhà cung cấp không thể đáp ứng sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực không nhỏ cho chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Một số lưu ý
Although a supplier verification audit is an essential part of setting up new business opportunities with Chinese suppliers, there are additional thoughts that can help in your organization’s north star business plans which should be considered.
Thế mạnh của nhà cung cấp
Khi bản đánh giá xác minh được hoàn thành, nhà cung cấp được chứng thực phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét loại sản phẩm nào mà nhà cung cấp thường sản xuất. Ví dụ, nếu nhà cung cấp chuyên về hàng may mặc như quần áo, túi xách, họ có thể không phù hợp để sản xuất hàng điện tiêu dùng (dù có sẵn máy móc phù hợp) vì họ không có kinh nghiệm toàn diện để tạo ra những sản phẩm chất lượng cao. Do đó, sẽ là rủi ro cho doanh nghiệp nếu không hợp tác với các nhà sản xuất kinh nghiệm trong lĩnh vực lựa chọn.
Luôn cẩn trọng
Mặc dù đã đánh giá xác minh nhà cung cấp là phù hợp, doanh nghiệp vẫn phải luôn thận trọng khi hợp tác với nhà cung cấp. Luôn tìm hiểu và cập nhật thông tin thay đổi về thị trường hoặc về chính nahf cung cấp nếu doanh nghiệp cảm thấy nghi ngờ, nhằm đảm bảo tính ổn định của chuỗi cung ứng.
Kết luận
Việc đánh giá xác minh nhà cung cấp là cực kỳ cần thiết và quan trọng để đảm bảo sự vận hành ổn định và chất lượng của toàn bộ chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nhân lực và chuyên môn để thực hiện việc này, nhất là khi lựa chọn nhà cung cấp từ nước ngoài. Do đó, sẽ tốt hơn cho doanh nghiệp nếu được sự hỗ trợ của các chuyên gia trong lĩnh vực kiểm định chất lượng trong việc đánh giá nhà cung cấp.
HQTS với hơn 25 năm kinh nghiệm là đơn vị thứ ba chuyên cung cấp các dịch vụ kiểm soát chất lượng phục vụ cho đa dạng các ngành nghề và khách hàng trên toàn thế giới, bao gồm cả đánh giá nhà máy và nhà cung cấp. Với trụ sở chính tại Trung Quốc, chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tìm kiếm những nhà cung cấp phù hợp nhất. Liên hệ chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn nhiệt tình và chuyên nghiệp.
