Trong thị trường toàn cầu hóa ngày nay, các thương hiệu hay doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp để lựa chọn hợp tác. Tuy nhiên, để chọn được nhà cung cấp uy tín và chuyên nghiệp là điều không hề dễ dàng. Do đó, thực hiện Đánh giá nhà cung cấp sẽ là một bước đệm hỗ trợ tích cực cho các doanh nghiệp trong quá trình ra quyết định. Các cuộc đánh giá này được tổ chức cẩn thận nhằm đảm bảo nhà cung cấp đang sử dụng các phương pháp tốt và hiệu quả nhất, cho phép tổ chức xác nhận xem nhà cung cấp có đạt mức chất lượng đề ra hay không.
Bài viết dưới đây sẽ nêu rõ đánh giá nhà cung cấp là gì, cách thức tiến hành cũng như tầm quan trọng của nó trong chuỗi cung ứng.
Đánh giá nhà cung cấp là gì?
Về bản chất, đánh giá nhà cung cấp là kiểm tra xem nhà cung cấp có sử dụng các thông lệ quy định của ngành không. Điều này bao gồm áp dụng theo các tiêu chuẩn và quy định về sức khỏe, an toàn và các quy trình sản xuất.
Thực hiện đánh giá nhà cung cấp diễn ra tại một khu vực rộng lớn với một số nhiệm vụ khác nhau. Do đó, việc đánh giá này thường được làm dựa theo yêu cầu riêng của tổ chức. Điều này có nghĩa là sẽ có quy chuẩn đánh giá cụ thể cho từng ngành, từ thực phẩm đến hàng điện, v..v. Do tính chất đặc biệt bắt buộc đối với các cuộc đánh giá, nên nó có thể được nội bộ của tổ chức hoặc bên thứ ba thực hiện. Thông thường thì sẽ do một tổ chức giám định thứ ba độc lập làm để đảm bảo tính khách quan. Đánh giá nhà cung cấp nên được tiến hành hai năm một lần để đảm bảo nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn.
Phân loại Đánh giá nhà cung cấp
Đánh giá nhà cung cấp có thể được chia thành ba loại chính dựa trên cách thức thực hiện. Những loại này là:
Đánh giá được báo trước
Nhà cung cấp sẽ nhận được thông báo về việc đánh giá và ngày thực hiện trước khi tiến hành. Cả hai bên đồng ý về việc đánh giá trước thực hiện, điều này cho phép nhà cung cấp có nhiều thời gian để chuẩn bị. Mặc dù hình thức này khá hiệu quả, nhưng tính khách quan không cao vì có thể một số vấn đề về chuỗi cung ứng đã được che giấu trước ngày thực hiện đánh giá.
Đánh giá không báo trước
Đây là hình thức đánh giá mà giám định viên sẽ không báo trước ngày thực hiện cho nhà cung cấp. Đây là một phong cách đánh giá ngày càng được ưa chuộng vì nó cho phép tổ chức hiểu rõ hơn về các hoạt động hàng ngày của nhà cung cấp và việc đánh giá được thực hiện ngay tại nhà máy. Điều này đảm bảo không có gì đã được chuẩn bị trước, do đó tính khách quan khá cao.
Đánh giá dựa trên tài liệu máy tính
Hình thưc này không yêu cầu giám định viên phải trực tiếp đến nhà máy. Thay vào đó, họ tập trung vào việc kiểm tra các tài liệu và chứng chỉ của nhà cung cấp, và xem xét chúng có hợp lệ và được cập nhật theo quy chuẩn của ngành hay không. Những chứng chỉ thường được kiểm tra như ISO 9001, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng.
Quy trình đánh giá nhà cung cấp
Đánh giá của Nhà cung cấp được thực hiện theo nhu cầu của tổ chức; do đó sẽ có sự khác biệt trong mỗi lần đánh giá . Tuy vậy, vẫn có một hướng dẫn chung được sử dụng. Một cuộc đánh giá điển hình sẽ bao gồm các bước sau:
Bảng câu hỏi trước đánh giá và cuộc họp trước giám định
Điều này liên quan đến việc thu thập thông tin của nhà cung cấp và các quy trình, thủ tục được thực hiện; nhằm đưa ra mục đích rõ ràng và danh sách các mục tiêu cần thực hiện.
Lựa chọn nhân lực
Từ đây, một nhóm đánh giá sẽ được thành lập cho phù hợp với loại hình đánh giá. Các nhân viên này sẽ được lựa chọn dựa trên kiến thức chuyên môn trong loại hình đánh giá này để tiến hành thanh tra một cách chính xác.
Thông báo về cuộc đánh giá đánh giá cho nhà cung cấp
Sau khi nhóm đánh giá được chọn, một thông báo sẽ được gửi cho nhà cung cấp bằng văn bản (với thông báo trước vài tháng) để họ chuẩn bị. Thông báo bằng văn bản bao gồm:
- Mục đích của cuộc đánh giá
- Lịch trình của cuộc đánh giá
- Tên và thông tin chi tiết của các chuyên viên đánh giá
- Cuộc họp trước đánh giá
Mục tiêu là giới thiệu ngắn gọn cho các chuyên viên đánh giá và chốt các thay đổi đối với lịch trình kiểm tra.
Thực hiện Đánh giá Nhà cung cấp
Sau khi cuộc họp kết thúc, việc thanh tra sẽ bắt đầu; trong đó đánh giá viên sẽ kiểm tra từng khía cạnh của bản tóm tắt bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra dựa trên các mục đích và mục tiêu ban đầu. Danh sách kiểm tra này có dạng một phiếu quan sát (OS) và ghi lại những phát hiện của người kiểm tra.
Báo cáo về các phát hiện và kết thúc đánh giá
Sau khi hoàn thành đánh giá, nhóm đánh giá viên sẽ cùng nhau so sánh và thảo luận về các phát hiện. Sau đó, một báo cáo được thực hiện dựa trên việc đánh giá kèm với với phản hồi về các cải tiến, hoặc kết luận nhà cung cấp có đáp ứng được yêu cầu đã đặt ra hay không. Sau khi báo cáo được gửi đi, cuộc đánh giá sẽ kết thúc.
Tips khi thực hiện đánh giá nhà cung cấp
Khi tổ chức một cuộc đánh giá, có một số yếu tố cần lưu ý để cuộc đánh giá diễn ra hiệu quả:
Nghiên cứu khiếu nại của khách hàng
Khiếu nại của khách hàng có thể là một nguồn thông tin hữu ích để hiểu các điểm yếu cốt lõi của nhà cung cấp. Nếu một tổ chức đang nghiên cứu một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể của nhà cung cấp, việc yêu cầu các khiếu nại đã được gửi chính thức trước đó có thể cung cấp thông tin chi tiết về các lỗi trong dịch vụ. Nếu có sự lặp lại trong các khiếu nại này, điều đó có thể cho thấy rằng sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt tiêu chuẩn.
Kiểm tra xem nhà cung cấp có đang thuê ngoài không
Các nhà cung cấp thường thuê ngoài các nhà thầu phụ để hỗ trợ hoàn thành các đơn đặt hàng sau đó cung cấp cho khách hàng. Hiểu được liệu các nhà cung cấp có tham gia thuê ngoài hay không sẽ giúp hiểu rõ hơn hiệu suất làm việc cũng như thành phẩm của họ. Điều quan trọng là phải hỏi xem họ có sử dụng nhà thầu phụ hay không và nếu họ sử dụng, có các thỏa thuận về tiêu chuẩn chất lượng phù hợp với yêu cầu hay không. Bên cạnh đó, mối quan hệ giữa nhà cung cấp và nhà thầu phụ cũng có thể giúp làm sáng tỏ các vấn đề tiềm ẩn.
Tầm quan trọng của việc thực hiện đánh giá nhà cung cấp
Khi doanh nghiệp phát triển chuỗi cung ứng của họ, việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín là điều bắt buộc. Do đó, việc đánh giá nhà cung cấp gần như là điều cần thiết để hỗ trợ quá trình ra quyết định. Một số lợi ích của việc thực hiện đánh giá nhà cung cấp là:
Tiết lộ rủi ro tiềm ẩn
Đánh giá nhà cung cấp giúp xem xét tất cả quá trình sản xuất, bao gồm cả quá trình vận chuyển, sản xuất và chất lượng; giúp nhìn nhận những điều còn thiếu sót và từ đó có giải pháp cải thiện. Nhờ vậy mà hạn chế sự chậm trễ giao hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
Cải thiện sự hài lòng của khách hàng
Cách tốt nhất để nâng cao uy tín thương hiệu chính là thông qua chất lượng của sản phẩm. Việc thực hiện theo các tiêu chuẩn ngành một cách khắt khe và đảm bảo nhà cung cấp đang tuân theo các tiêu chuẩn đó sẽ giúp duy trì sự hài lòng của khách hàng. Đánh giá nhà cung cấp có thể hỗ trợ các quá trình kiểm soát chất lượng, giúp giảm thiểu các vấn đề về sản phẩm cũng như sự an toàn. Đó cũng là một cách để tổ chức đo lường hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp.
Cải thiện giao tiếp với các nhà cung cấp
Đánh giá nhà cung cấp cũng là một cách để cải thiện và duy trì liên lạc chặt chẽ với nhà cung cấp. Có tầm nhìn rõ ràng và hiểu biết về các hoạt động của nhà cung cấp có thể giúp cải thiện mối quan hệ kinh doanh. Các cuộc đánh giá được lên lịch thường xuyên có thể đảm bảo đáp ứng được các mục tiêu và có thể được phát triển liên tục tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức.
Khi các cuộc đánh giá nhà cung cấp được tiến hành, một tổ chức sẽ tuân theo một quy trình đã đặt ra để đo lường chất lượng và sự tuân thủ của nhà cung cấp một cách nhất quán. Điều này được ghi lại trong một báo cáo kiểm toán nhà cung cấp. Báo cáo này chứa tất cả các chi tiết của cuộc kiểm toán, bao gồm:
Bản báo cáo Đánh giá nhà cung cấp
- Khi các cuộc đánh giá nhà cung cấp được tiến hành, một tổ chức sẽ tuân theo một quy trình đã đặt ra để đo lường chất lượng và sự tuân thủ của nhà cung cấp một cách nhất quán. Điều này được ghi lại trong báo cáo đánh giá nhà cung cấp. Báo cáo này bao gồm tất cả các chi tiết của cuộc thanh tra, bao gồm:
- Thông tin chi tiết về nhà máy, bao gồm cả nhân lực chủ chốt và địa điểm thực hiện đánh giá.
- Bản tóm tắt kết quả đánh giá
- Các điểm chú ý chính cung cấp thêm chi tiết liên quan đến các lỗi và nhận xét chung.
- Danh sách các đề xuất tiếp theo để cải thiện nhà cung cấp.
- Danh sách đánh giá đầy đủ bao gồm thông tin chung và tất cả các phát hiện kiểm tra chi tiết hoạt động trong thang chất lượng ABC.
- Cuối cùng, một phần dành cho hình ảnh được chụp tại địa điểm thực hiện đánh giá để cung cấp bằng chứng về bất kỳ lỗi nào.
Xem bản báo cáo đánh giá nhà cung cấp mẫu tại đây
Dịch vụ Đánh giá nhà cung cấp của HQTS
HQTS cung cấp một loạt các giải pháp và đổi mới chuỗi cung ứng chất lượng cao, bao gồm cả đánh giá nhà cung cấp. Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong ngành giám định, thử nghiệm, chúng tôi hiểu tầm quan trọng của thông tin rõ ràng để giúp các tổ chức đưa ra những lựa chọn tốt nhất. Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm về dịch vụ Đánh giá nhà cung cấp.
