En el mercado globalizado actual, las organizaciones tienen un sinfín de opciones a la hora de decidir con quién trabajar, especialmente cuando se trata de proveedores. Por eso, tanto los minoristas como los mayoristas deben reflexionar cuidadosamente al seleccionar a los más adecuados para sus operaciones.
Existen diversos métodos que facilitan este proceso de toma de decisiones, y uno de los más efectivos son las auditorías de calidad a proveedores o auditorías de fábrica. Estas auditorías se diseñan meticulosamente para asegurar que los proveedores sigan las mejores prácticas y cumplan con los estándares requeridos, lo que permite a las empresas verificar si están a la altura para establecer una colaboración de calidad. Además, estas revisiones periódicas ayudan a garantizar que los proveedores mantengan los niveles de calidad y sigan respetando las mejores prácticas.
Este artículo tiene como objetivo explicar en qué consiste una auditoría de proveedores, cómo se lleva a cabo y, finalmente, por qué es tan importante.
¿Qué es una auditoría de calidad a proveedores?
Una auditoría de proveedores es, básicamente, una evaluación (generalmente realizada por un tercero) para revisar las características y capacidades del proveedor, así como su cumplimiento con las normativas de la industria. Este proceso abarca la verificación de estándares, medidas de seguridad y la correcta ejecución de los procesos de fabricación.
Una auditoría de proveedores abarca diversas áreas y prácticas, por lo que generalmente se adapta a las necesidades específicas de cada organización. Esto significa que puede ajustarse según la industria, ya sea alimentaria, eléctrica u otra. Dada la naturaleza especializada de las auditorías, estas pueden ser realizadas internamente por la propia empresa o por entidades externas, como HQTS, lo cual es más común. Para garantizar que el proveedor siga cumpliendo con los estándares establecidos, las auditorías suelen llevarse a cabo cada dos años.
Una auditoría básica de fábrica o auditoria de proveedor incluye:
- Información general de la empresa
- Maquinaria e instalaciones
- Número de empleados y organigrama
- Certificaciones y Capacidades técnicas del personal
- Información legal de la empresa
- Sistemas de Producción y Sistema de Control de calidad
- Almacenaje y embalaje del producto
- Otros puntos de interés demandados por el cliente
A cada uno de los puntos anteriores se le da una puntuación. Una vez analizados los puntos anteriores el auditor emite un informe que incluye puntos de interés descubiertos durante la auditoría y da sugerencias sobre como resolverlos.
Para más detalles consulta aquí un reporte de muestra de auditoría a proveedores de HQTS:
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Tipos de auditorías de calidad a proveedores
Las auditorías de proveedores se pueden dividir en tres tipos principales en la forma en que se implementan:
Auditorías anunciadas
Esta auditoría implica dar aviso previo a los proveedores antes de que se lleve a cabo una auditoría. Ambas partes acuerdan esto antes de que ocurra la inspección, lo que permite un amplio tiempo de preparación. Si bien este estilo es efectivo, puede carecer de autenticidad, ya que cualquier problema puede ocultarse antes de la fecha seleccionada.
Auditorías no anunciadas
Las auditorías no anunciadas son cuando no se da conocimiento previo de la fecha de inspección. Este es un estilo de inspección en crecimiento, ya que permite conocer las operaciones y prácticas diarias que se utilizan en el sitio. Asegurarse de que no se haya preparado nada de antemano (lo que puede ocurrir en visitas anunciadas).
Auditorías de escritorio o de documentación
Las auditorías de escritorio no requieren que un inspector visite el sitio en persona. Sin embargo, esto se centra más en verificar que la documentación y los certificados del proveedor estén actualizados. Estas pueden ser documentos como la certificación ISO 9001, que certifica su sistema de gestión de calidad para asegurar que están al nivel requerido y acordado establecido por la organización que colabora con el proveedor y los órganos de gobierno que regulan la industria.
El Procedimiento de una auditoría de proveedores o auditoría de fábrica
Una auditoría de proveedor o auditoría de fábrica se adapta a las necesidades de la organización que la requiere; por lo tanto, puede diferir entre inspecciones. Sin embargo, en general, se utiliza una pauta común. A continuación mostraremos el proceso de una típica «auditoría anunciada» y los pasos que siguen:
1. Cuestionario previo a la auditoría y reunión previa a la inspección
Esto implica la recopilación de información sobre el proveedor y qué procesos y procedimientos existen. Permitir que se establezca un propósito claro y una lista de objetivos.
2. Selección de equipo auditor
A partir de aquí, se creará un equipo que se adapte mejor al tipo de auditoría. Estos miembros del personal se elegirán en función de la experiencia dentro de este tipo de auditoría para realizar la inspección correctamente.
3. Notificación de auditoría al proveedor
Después de que se selecciona un equipo, se envía una notificación al proveedor por escrito (con varios días de anticipación) para permitirle prepararse. Las notificaciones escritas también contienen:
- El propósito de la auditoría
- El horario de la inspección
- Nombres y datos de los auditores
4. Reunión previa a la inspección
Esto implica una breve introducción a los auditores y la finalización de cualquier cambio en el programa de inspección.
5. Ejecución de la auditoría de proveedores
Después de que se levante la reunión, comenzará la inspección en la que los auditores inspeccionarán cada aspecto del informe utilizando una lista de verificación basada en las metas y objetivos originales. Esta lista de verificación viene en forma de una hoja de observación (OS) que registra los hallazgos del inspector.
6. Informe sobre los hallazgos y cierre de la auditoría
Una vez que se completa la auditoría, el grupo de auditores se reúne para comparar y discutir los hallazgos. Una vez hecho esto, se elabora un informe en base a la inspección con retroalimentación para mejoras o si están a la altura del requisito que se ha establecido. Una vez enviado este, se puede cerrar la auditoría.
Consejos para ayudar al realizar una auditoría de Proveedores o de Fábrica
Al organizar una auditoría de proveedores existen ciertos factores a tener en cuenta que pueden ayudar a producir una auditoría sólida:
Investigar las quejas de los clientes
Las quejas de los clientes pueden ser un recurso útil para comprender los puntos de riesgo clave con un proveedor. Si una organización está investigando un producto o servicio específico del proveedor, solicitar quejas previas que se hayan presentado formalmente puede dar una idea de las fallas del producto. Si hay repetitividad dentro de estas quejas, puede indicar que el producto o servicio no cumple con los estándares establecidos.
Compruebe si un proveedor está subcontratando
Los proveedores a menudo pueden subcontratar el trabajo a terceros para ayudar a completar los pedidos y enviarlos a tiempo a los clientes. Comprender si los proveedores participan en esto puede ayudar a aclarar su desempeño y, en última instancia, el producto final. Es importante preguntar si utilizan o no subcontratistas y, si lo hacen, existen acuerdos de calidad correctos que se alinean con los requisitos de su organización.
Además de este entendimiento, la relación entre el proveedor y su subcontratista puede descubrir problemas potenciales si la relación es mala.
Los beneficios de implementar una auditoría de proveedores
A medida que las organizaciones hacen crecer su cadena de suministro, es imperativo elegir el proveedor correcto. Ya que su reputación y calidad pueden asegurar que una empresa pueda funcionar sin problemas ni riesgos. Debido a esto, una auditoría de proveedores es casi esencial para ayudar en el proceso de toma de decisiones. Algunos de los beneficios de implementar una auditoría de proveedores son:
Revela riesgos potenciales
Una auditoría de proveedor puede revisar todos los procesos de producción, incluidos los de envío, fabricación y procesos de calidad. Dar información sobre los vacíos que puedan tener y verificar si estos causarán algún problema con la entrega a un cliente. Por lo tanto, mitiga potencialmente los retrasos o deformidades en el producto.
Mejora la satisfacción del cliente
Una organización confía en su reputación con los clientes. Esto se hace a través de la calidad de los productos que se les ofrecen. La implementación de estándares sólidos y la garantía de que un proveedor los siga permite mantener la satisfacción del cliente. Una auditoría de proveedor puede ayudar en los procesos de control de calidad de un proveedor para mitigar potencialmente cualquier problema de calidad del producto o problema de seguridad. También es una forma de que una organización mida el desempeño del proveedor.
Ayuda a construir la comunicación con los proveedores
Una auditoría de proveedor también es una forma de mejorar y mantener una comunicación sólida con un proveedor. Tener una clara visibilidad y comprensión de las actividades de los proveedores puede ayudar con las mejoras y la relación comercial. Las auditorías programadas con regularidad pueden garantizar que se cumplan los objetivos y se pueden desarrollar constantemente en función de las necesidades de la organización.
El Informe de la Auditoria de Calidad a Proveedores
Cuando se llevan a cabo auditorías de proveedores, una organización seguirá un procedimiento establecido para medir consistentemente la calidad y el cumplimiento del proveedor. Esto se registra en un informe de auditoría del proveedor. Este informe contiene todos los detalles de la auditoría, esto incluye:
- Detalles de la fábrica, incluido maquinaria y la ubicación.
- Un resumen de los resultados de la auditoría.
- Puntos de atención clave que brindan más detalles sobre las fallas y comentarios generales.
- Una lista de sugerencias de seguimiento para mejorar el proveedor.
- Una lista de auditoría completa que incluye información general y todos los hallazgos de inspección detallados que funcionan en una escala de calidad ABC.
Por último, una sección de imágenes tomadas en el lugar para proporcionar evidencia de cualquier falla.
Si desea ver un ejemplo de informe de auditoría de un proveedor para comprender el formato con más detalle. Haga clic a continuación para descargar nuestro ejemplo de informe gratuito.
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