Auf dem heutigen globalisierten Markt gibt es viele Möglichkeiten, mit wem Unternehmen zusammenarbeiten – und das ist oft auch bei der Suche nach Lieferanten der Fall. Doch den richtigen Lieferanten zu finden, kann eine Herausforderung sein, vor allem, wenn das Unternehmen Tausende von Kilometern von Ihnen entfernt ist. Glücklicherweise können Lieferantenaudits Unternehmen helfen, diese Herausforderungen zu meistern.
In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Informationen ein, die Sie über Lieferantenaudits wissen müssen.
Was ist ein Lieferantenaudit?
Bei einem Lieferantenaudit wird geprüft, ob der Lieferant die branchenüblichen Praktiken anwendet, einschließlich der Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften und der korrekten Herstellungsverfahren. In der Regel umfasst die Auditierung eines Lieferanten einen großen Bereich mit mehreren Verfahren. Daher sind sie in der Regel auf die Anforderungen des Kunden zugeschnitten. Der Prozess der Lieferantenauditierung kann für jede Branche unterschiedlich sein, von Lebensmitteln bis zu Elektrogeräten.
Wer führt ein Lieferantenaudit durch?
Das Lieferantenaudit wird in der Regel von einem internen Team der Abnehmerorganisation unter der Leitung eines Verantwortlichen der Beschaffungs- oder Qualitätsabteilung als Teil der Due-Diligence-Prüfung oder der jährlichen Überprüfung eingeleitet. Das interne Team legt dann fest, welche Informationen von den Lieferanten gesammelt werden sollen und ob das eigentliche Auditverfahren intern oder extern durchgeführt werden soll.
In der Regel werden die Lieferantenaudits von einer neutralen Inspektionsfirma durchgeführt, die im Auftrag des Käufers die Einhaltung bestimmter Qualitätsstandards und Kundenanforderungen durch den Lieferanten bewertet. Die Lieferantenaudits sollten alle zwei Jahre durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass der Lieferant die Standards einhält.
Was sind die 3 Arten von Lieferantenaudits?
Lieferantenaudits lassen sich in drei große Kategorien unterteilen: angekündigte Audits, unangekündigte Audits und Desktop-Audits. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Punkte der drei Audits zusammengefasst.
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Angekündigte Lieferantenaudits
Bei angekündigten Lieferantenaudits wird der Lieferant vor der Durchführung informiert. Beide Parteien vereinbaren dies vor der Inspektion, so dass ausreichend Vorbereitungszeit zur Verfügung steht. Obwohl diese Art von Audits effektiv ist, kann es etwas an Transparenz mangeln, da die Lieferanten die Möglichkeit haben, ihre Prozesse zu überprüfen und zu verbessern, bevor sie auditiert werden.
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Unangekündigte Lieferantenaudits
Unangekündigte Audits werden bei einem Lieferanten durchgeführt, ohne dass das Audit vorher mit dem Lieferanten besprochen oder ihm der Inspektionstermin bekannt gegeben wird. Es handelt sich hierbei um eine Trendinspektionsmethode, da sie dem Käufer einen Einblick in die täglichen Abläufe und Praktiken vor Ort gibt und gleichzeitig sicherstellt, dass nichts manipuliert oder vorbereitet wurde (was bei angekündigten Besuchen vorkommen kann).
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Desktop-Lieferanten-Audits
Bei Desktop-Audits muss ein Inspektor den Standort des Lieferanten nicht persönlich aufsuchen. Stattdessen konzentrieren sich diese Audits auf die Überprüfung der Aktualität der Unterlagen und Zertifikate des Lieferanten. Dabei kann es sich z. B. um die ISO 9001-Zertifizierung handeln, mit der das Qualitätsmanagementsystem zertifiziert wird, um sicherzustellen, dass es den von der Organisation, die mit dem Zulieferer zusammenarbeitet, und den Aufsichtsbehörden der Branche festgelegten Anforderungen entspricht.
Wie führen Sie ein Lieferantenaudit durch?
Das Verfahren zur Durchführung eines Lieferantenaudits umfasst in der Regel die Prüfung der Geschäftspraktiken, der Finanzgeschichte und der Produktqualität des Lieferanten. Es ist jedoch immer auf die Bedürfnisse des Käufers zugeschnitten. Daher kann es bei den verschiedenen Lieferanteninspektionen unterschiedlich sein.
Im Allgemeinen wird jedoch ein Standardleitfaden verwendet. Nachstehend finden Sie eine typische Checkliste für Lieferantenaudits:
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Pre-Audit-Fragebogen und Pre-Inspektionssitzung
Es beginnt in der Regel mit Fragebögen vor dem Audit, in denen Informationen über den Lieferanten und die Verfahren gesammelt werden. Anschließend findet ein Treffen vor der Inspektion statt, bei dem beide Parteien den Auditprozess besprechen und sich auf etwaige Änderungen einigen, so dass vor dem Audit ein klarer Zweck und eine Liste von Zielen festgelegt werden können.
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Team-Auswahl
Von hier aus wird ein Team gebildet, das der Art des Audits am besten entspricht. Diese Mitarbeiter werden auf der Grundlage ihres Fachwissens und ihrer Kenntnisse über die Art des Lieferantenaudits ausgewählt.
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Benachrichtigung des Lieferanten über das Audit
Der Lieferant wird schriftlich (mit mehrmonatiger Vorlaufzeit) benachrichtigt, damit er sich vorbereiten kann. Schriftliche Benachrichtigungen enthalten auch:
- Der Zweck der Prüfung
- Der Zeitplan der Inspektion
- Namen und Angaben zu den Rechnungsprüfern
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Treffen vor der Inspektion
Dabei werden die Prüfer kurz vorgestellt und eventuelle Änderungen des Prüfplans festgelegt.
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Durchführung von Lieferantenaudits
Nach der Sitzung beginnt die Inspektion, bei der die Auditoren jeden Aspekt des Auftrags anhand einer Checkliste für die Lieferantenauditierung überprüfen, die auf den ursprünglichen Zielen basiert. Diese Checkliste wird in Form eines Beobachtungsbogens (OS) erstellt, in dem die Feststellungen des Inspektors festgehalten werden.
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Berichterstattung über die Ergebnisse und Abschluss der Prüfung
Nach Abschluss des Audits werden die Prüfer die Ergebnisse vergleichen und besprechen. Danach erstellen sie einen Bericht auf der Grundlage der Inspektion. In diesem Bericht wird bewertet, ob der Lieferant die spezifischen Anforderungen erfüllt, und es werden Verbesserungsvorschläge gemacht.
Wie kann man einen Lieferanten selbst auditieren?
Die Prüfung eines Lieferanten allein kann schwierig sein, wenn man nicht über die entsprechenden Kenntnisse oder Erfahrungen verfügt. Es gibt jedoch bestimmte Faktoren, die man beachten sollte, um ein solides Audit durchzuführen. Zu diesen Faktoren gehören:
Kundenreklamationen recherchieren
Die Analyse von Kundenbeschwerden kann ein guter Ausgangspunkt sein, um die wichtigsten Gefahrenpunkte bei einem bestimmten Anbieter zu erkennen. Wenn Sie versuchen zu entscheiden, ob ein neuer Lieferant oder ein neues Unternehmen für Ihr Unternehmen geeignet ist, können Fragen an frühere Kunden des Anbieters oder formell eingereichte Beschwerden Aufschluss über Mängel in der Dienstleistung geben. Wenn sich diese Beschwerden wiederholen, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass das Produkt oder die Dienstleistung nicht den Anforderungen entspricht.
Prüfen Sie, ob ein Lieferant ausgelagert ist
Lieferanten können häufig Arbeiten an Unterauftragnehmer vergeben, um Aufträge auszuführen und Kunden zu beliefern. Wenn man weiß, ob Lieferanten daran beteiligt sind, kann man ihre Leistung und letztlich ihr Endprodukt besser einschätzen.
Es ist wichtig, sich zu erkundigen, ob der Lieferant Unterauftragnehmer einsetzt, und wenn ja, ob es gültige Qualitätsvereinbarungen gibt, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens übereinstimmen. Neben diesem Verständnis kann auch die Beziehung zwischen dem Lieferanten und seinem Unterauftragnehmer Aufschluss über mögliche Probleme geben, wenn die Beziehung schlecht ist.
Was sind die Vorteile von Lieferantenaudits?
Da Unternehmen ihre Lieferkette immer weiter ausbauen, ist die Auswahl des richtigen Lieferanten von entscheidender Bedeutung. Der Ruf und die Qualität eines Lieferanten sorgen für einen reibungslosen Geschäftsablauf und verringern mögliche Probleme oder Risiken. Aus diesem Grund ist ein Audit der Lieferanten eine wichtige Entscheidungshilfe.
Die Durchführung eines Lieferantenaudits hat unter anderem folgende Vorteile:
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Die Prüfung deckt potenzielle Risiken auf
Bei einem Lieferantenaudit können alle Produktionsprozesse, einschließlich Versand, Fertigung und Qualität, überprüft werden. Sie können Aufschluss über Lücken geben und prüfen, ob diese Probleme bei der Lieferung an einen Kunden verursachen. Auf diese Weise können Verzögerungen oder Verformungen des Produkts möglicherweise vermieden werden.
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Verbessert die Kundenzufriedenheit
Eine Organisation ist auf ihren Ruf bei den Kunden angewiesen. Dies geschieht durch die Qualität der Produkte, die ihnen angeboten werden. Die Einführung strenger Standards und die Sicherstellung, dass ein Zulieferer diese einhält, ermöglicht die Aufrechterhaltung der Kundenzufriedenheit. Ein Lieferantenaudit kann die Qualitätskontrollprozesse eines Lieferanten unterstützen, um potenzielle Probleme mit der Produktqualität oder -sicherheit zu entschärfen. Es ist auch eine Möglichkeit für eine Organisation, die Leistung des Lieferanten zu messen.
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Hilft beim Aufbau der Kommunikation mit Lieferanten
Ein Lieferantenaudit ist auch eine Möglichkeit, die Kommunikation mit einem Lieferanten zu verbessern und aufrechtzuerhalten. Ein klarer Einblick in die Aktivitäten der Lieferanten und ein klares Verständnis dieser Aktivitäten können zu Verbesserungen und zur Verbesserung der Geschäftsbeziehungen beitragen. Regelmäßig geplante Audits stellen sicher, dass die Ziele erreicht werden, und können je nach den Bedürfnissen der Organisation ständig weiterentwickelt werden.
Was ist ein Lieferantenauditbericht?
Bei der Durchführung von Lieferantenaudits folgt eine Organisation einem Verfahren, um die Qualität und die Einhaltung der Vorschriften durch den Lieferanten konsequent zu messen. Dies wird in einem Lieferantenauditbericht festgehalten. Dieser Bericht enthält alle Einzelheiten des Audits, darunter:
- Einzelheiten über die Fabrik, einschließlich der wichtigsten Mitarbeiter und des Standorts.
- Eine Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse.
- Die wichtigsten Punkte enthalten weitere Details zu Fehlern und allgemeine Kommentare.
- Eine Liste mit Vorschlägen zur Verbesserung des Lieferanten.
- Eine vollständige Auditliste enthält allgemeine Informationen und alle detaillierten Inspektionsergebnisse, die auf einer ABC-Qualitätsskala arbeiten.
- Ein Abschnitt für Bilder, die vor Ort aufgenommen wurden, dient schließlich als Nachweis für etwaige Fehler.
Wenn Sie ein Beispiel für einen Lieferantenauditbericht sehen möchten, sollten Sie sich das Format genauer ansehen. Klicken Sie unten, um unser kostenloses Beispiel herunterzuladen.
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